Покретне прогнозе нису ништа ново, али морам да напоменем да их већина хотела не користи, а заиста би требало. То је невероватно користан алат који буквално вреди злата. Уз то речено, не тежи много, али када једном почнете да га користите, постаје неопходан алат који морате имати сваког месеца, а његов утицај и важност обично добијају на тежини и замаху у последњих неколико месеци у години. Као и заплет у доброј мистерији, може доживети нагли обрт и произвести неочекивани крај.
За почетак, потребно је да дефинишемо како правимо покретну прогнозу и да истакнемо најбоље праксе у вези са њеним креирањем. Затим, желимо да разумемо како комуницирамо њене налазе и на крају, желимо да видимо како је можемо користити за промену финансијског правца, што нам још једном даје шансу да остваримо наше бројке.
На почетку мора постојати буџет. Без буџета не можемо имати покретну прогнозу. Детаљан 12-месечни буџет хотела који састављају менаџери одељења, консолидује га финансијски руководилац, а одобравају бренд и власници. То свакако звучи једноставно и лако, али је све само не лако. Прочитајте блог са стране о томе зашто је потребно толико „проклето дуго“ да се направи буџет овде.
Када одобримо буџет, он је трајно закључан и више се не дозвољавају никакве промене. Остаје исти заувек, скоро као вунасти мамут из давно заборављеног леденог доба, никада се неће променити. То је улога коју игра покретна прогноза. Када уђемо у нову годину или крајем децембра, у зависности од распореда вашег бренда, прогнозираћете јануар, фебруар и март.
Основа за 30-, 60- и 90-дневну прогнозу је свакако буџет, али сада видимо ситуацију испред себе много јасније него када смо писали буџет, рецимо, у августу/септембру. Сада видимо распоред, темпо, групе, а задатак је да што боље прогнозирамо сваки месец, а да притом буџет користимо као поређење. Такође, користимо исте месеце из прошле године као смислено поређење.
Ево примера како користимо покретну прогнозу. Рецимо да смо у буџету планирали REVPAR за јануар од 150 долара, фебруар од 140 долара и март од 165 долара. Најновија прогноза показује да се донекле приближавамо, али да заостајемо. REVPAR у јануару од 130 долара, фебруару од 125 долара и марту од 170 долара. Мешавина у поређењу са буџетом, али очигледно каснимо у темпу и слика прихода није сјајна. Па, шта да радимо сада?
Сада се окрећемо и фокус игре се пребацује са прихода на Републиканску странку. Шта можемо да урадимо да ублажимо евентуални изгубљени профит у првом кварталу, с обзиром на наше прогнозирано смањење прихода у поређењу са буџетом? Шта можемо да одложимо, одложимо, смањимо, елиминишемо у нашем пословању када је у питању исплата плата и расходи у првом кварталу, што ће нам помоћи да смањимо губитак, а да не убијемо пацијента? Тај последњи део је кључан. Морамо детаљно да знамо шта можемо да бацимо са брода који тоне, а да нам се не разбије у лице.
То је слика коју желимо да створимо и којом желимо да управљамо. Како можемо да одржимо ствари што је више могуће на нивоу коначног резултата, чак и када се приходи не остварују онако како смо планирали у буџету? Месец по месец пратимо и прилагођавамо нашу потрошњу колико год је то могуће. У овом сценарију, само желимо да из првог квартала изађемо са већином коже и даље причвршћене. То је покретна прогноза у акцији.
Сваког месеца смо ажурирали слику за следећих 30, 60 и 90 дана и истовремено попуњавали „стварне месеце“ како бисмо имали све већи поглед преко хоризонта до крајњег циља – буџета Републиканске странке на крају године.
Хајде да користимо априлску прогнозу као наш следећи пример. Сада имамо стварне податке за јануар, фебруар и март! Сада видим годишње бројке закључно са мартом и заостајемо по приходима и Републиканској странци за буџетом, плус најновију прогнозу за наредна 3 месеца и коначно буџетске бројке за последњих 6 месеци. Све време пратим циљ - крај године. Прогноза за април и мај је јака, али је јун слаб, а лето је још увек предалеко да бисмо се превише узбуђивали. Узимам своје најновије прогнозиране бројке за април и мај и видим где могу да надокнадим неке од слабости из првог квартала. Такође се фокусирам на јун, шта можемо да затворимо и да исправимо величину како бисмо могли да прођемо кроз прву половину године на или веома близу буџетске Републиканске странке.
Сваког месеца актуализујемо нови месец и пишемо нашу прогнозу. Ово је процес који пратимо током целе године.
Хајде да користимо септембарску прогнозу као наш следећи пример. Сада имам резултате од почетка године за август и слика за септембар је солидна, али октобар, а посебно новембар, знатно заостају, посебно са темпом групе. Ту желим да окупим трупе. Наш циљ Републиканске странке да испуне буџет од 31. августа је изузетно близу. Не желим да изгубим ову утакмицу у последња 4 месеца у години. Чиним све што могу са својим тимовима за продају и управљање приходима. Морамо да пласирамо специјалне понуде на тржиште како бисмо надокнадили слабу групну слику. Морамо да осигурамо да је наш краткорочни фокус усмерен. Шта можемо да урадимо да максимизирамо приходе и минимизирамо трошкове?
Није ракетна наука, али је битно како управљамо буџетом. Користимо покретну прогнозу како бисмо били што ближи планираном буџету Републиканске странке за крај године. Када смо заостајали, удвостручили смо управљање трошковима и идеје за приходе. Када смо били испред, фокусирали смо се на максимизирање протока средстава.
Сваког месеца, све до децембарске прогнозе, изводимо исти плес са нашом покретном прогнозом и буџетом. Тако ефикасно управљамо. Иначе, никада не одустајемо. Неколико лоших месеци свакако значи да је пред нама сјајан месец. Увек сам говорио: „Управљање буџетом је као играње бејзбола.“
Очекујте предстојећи чланак под називом „Дим и огледала“ о томе како недовољно обећати, а превише испоручити резултате на крају године и истовремено напунити своје ормаре.
У компанији Hotel Financial Coach помажем руководиоцима хотела и тимовима кроз финансијски коучинг, вебинаре и радионице. Учење и примена неопходних вештина финансијског лидерства је брз пут ка већем каријерном успеху и повећаном личном просперитету. Значајно побољшавам индивидуалне и тимске резултате уз доказан повраћај инвестиције.
Позовите или пишите данас и закажите бесплатан разговор о томе како можете створити финансијски ангажован руководни тим у вашем хотелу.
Време објаве: 13. септембар 2024.
